9.1. Все подлинники, дубликаты и копии ДМ, принимаемые на хранение, подлежат учету.
9.2. Подлинники, дубликаты, а также полученные от других организаций копии ДМ регистрируют в инвентарной книге, выполненной по форме, установленной ГОСТ 2.501, приложение 3.
Графы инвентарной книги заполняют в соответствии с их наименованием, за исключением граф "Кол. листов" и "Формат", в которых соответственно указывают число томов и вид носителя данных.
Рекомендуется вести отдельные инвентарные книги для учета подлинников, дубликатов и полученных от других организаций копий ДМ.
9.3. К каждому принятому на учет ДМ присваивают один инвентарный номер независимо от числа томов, на которых он размещен.
9.4. ДМ учитывают по карточкам учета ДМ. На каждый ДМ составляют карточку учета ДМ (формы 5, 5а, 5б, 5в и их заполнение по приложению 9).
9.5. Дубликаты ДМ
9.5.1. Дубликаты ДМ изготавливает предприятие-держатель подлинников с подлинников или учтенных копий ДМ.
Допускается изготовление дубликатов ДМ на предприятии-держателе дубликатов по согласованию с предприятием-держателем подлинника.
Изготовление дубликатов с подлинников, утвержденных заказчиком (основным потребителем), допускается только по согласованию с заказчиком (основным потребителем).
9.5.2. При износе МН допускается дубликаты ДМ, записанные на данном МН, восстанавливать на предприятии-держателе дубликата. Восстановленный дубликат ДМ сохраняет прежнее обозначение и инвентарный номер.
9.6. Учет копий
9.6.1. Копии ДМ, изготовленные на предприятии, учитывают по инвентарным номерам, присвоенным их подлинникам или дубликатам (копиям, полученным от других организаций), и отдельно в инвентарных книгах не регистрируют.
9.6.2. На предприятии могут храниться контрольные и рабочие копии ДМ.
Контрольная копия служит для справок или сверки документов, может использоваться для восстановления подлинника и изготовления дубликатов и копий.
Контрольные копии хранят отдельно от других копий и абонентам не выдают.
9.6.3. Учет выдачи и возврата рабочих копий ведут по карточкам учета МНЗ (форма 4а приложения 9) или по абонентским карточкам (формы 6, 6а приложения 9). Допускается оформлять выдачу копий по распискам (форма 7 приложения 9).
9.6.4. Копии ДМ, полученные от других организаций, хранят отдельно от других копий, систематизировав их по организациям или по изделиям.
9.7. Учет подлинников, дубликатов и копий ДМ рекомендуется проводить автоматизированным способом.