7.1. Ведомость МНЗ применяют при передаче и хранении ДМ и не включают в состав комплекта документов.
Ведомость МНЗ содержит сведения о МН, составе и расположении документов, записанных на МН.
7.2. Ведомость МНЗ выполняют на листах формата А4 или A3 по ГОСТ 2.004 и ГОСТ 2.301 по форме 2 приложения 9.
7.3. В ведомости МНЗ могут быть указаны следующие сведения о томе:
- архивное обозначение МНЗ или (и) заводской номер МН, на котором записаны документы:
- владелец (лицо, подразделение, организация);
- идентификатор тома;
- номер тома, число томов;
- код системы, плотность записи, число метров, занятых на магнитной ленте, или использованная емкость магнитного диска и др.
7.4. В графах ведомости МНЗ указывают следующие сведения о составе и расположении документов на МН:
- обозначение и наименование документа;
- инвентарный номер подлинника ДМ;
- номер изменения ДМ;
- идентификатор файла;
- контрольную характеристику документа.
Допускается указывать другие необходимые сведения, например длину блока, число блоков, формат записи и т.п., соответственно увеличивая число граф.