4.1. ИПХ ДМ - это совокупность атрибутов, позволяющих идентифицировать, учитывать и обрабатывать ДМ в процессе его обращения. Атрибуты ИПХ могут храниться и находиться в обращении отдельно от ДМ. ИПХ в общем случае содержит атрибуты, приведенные в табл.2.
Таблица 2
Наименование |
Пояснение |
|
группы атрибутов |
атрибута |
|
1. Описание документа |
Обозначение документа |
|
Тема |
Тематика документа |
|
Класс документа |
Принадлежность ДМ к конкретной системе документации (ЕСКД, ЕСТД, ЕСПД, КС АС и т.п.) |
|
Вид документа |
Вид ДМ в зависимости от его использования (по табл.1) |
|
Первичное применение |
Обозначение основного документа, в котором впервые записан данный ДМ |
|
Инвентарный (регистрационный) номер |
Номер регистрации ДМ в службе хранения |
|
Литера |
Литера, присвоенная ДМ по ГОСТ 2.103, ГОСТ 19.104, ГОСТ 3.1102 |
|
Восстановление |
Указывают обозначение ДМ и архивное обозначение МНЗ, с которого восстановлен подлинник, и порядковый номер восстановления |
|
Аннотация |
Краткое изложение или ссылка на краткое изложение или эквивалентную информацию в документе |
|
Использование документа |
Указываются технические и программно-информационные средства, необходимые для использования ДМ |
|
2. Даты и время |
Дата и время копирования документа |
Текущая дата и время суток выполнения и получения конкретного экземпляра ДМ |
Дата создания |
Дата создания (разработки) ДМ |
|
Дата утверждения |
Дата утверждения ДМ |
|
Дата приема в службу хранения |
Дата постановки ДМ на учет в службе хранения |
|
Дата аннулирования, срок действия |
Даты, после которых документ считается недействительным |
|
Дата утверждения |
Дата, после которой документ уничтожается (служба хранения освобождается от документа), указывают при сохранении ИПХ |
|
Дата снятия ограничений |
Дата, после которой с документа снимаются любые ограничения, указанные в атрибуте "Классификация защиты" |
|
3. Изменения |
Обозначение извещения об изменении |
Обозначение документа, согласно которому производят изменение указанного в нем ДМ |
Номер изменения документа |
Очередной порядковый номер изменения, вносимого в ДМ |
|
Инвентарный номер замененного подлинника |
Инвентарный номер подлинника ДМ, взамен которого выполнен данный ДМ |
|
Редакция (версия) |
Порядковый номер редакции (версии) ДМ |
|
4. Создатели |
Автор |
Лицо (лица), являющееся создателем (разработчиком) ДМ и ответственное за его содержание |
Организация-разработчик |
Организация, создающая ДМ, издающая его от своего имени, т.е. являющаяся разработчиком (автором) документа |
|
Изготовитель |
Лицо (лица), ответственное(ые) за изготовление и контроль ДМ |
|
Владелец |
Настоящий (текущий) держатель подлинника ДМ (администратор ДМ) |
|
5. Информация пользователя |
Информация об авторском праве |
Организация, к которой переходят авторские права |
Даты авторского права |
Дата, связанная с авторским правом |
|
Список рассылки |
Список предполагаемых получателей данного ДМ или ссылка на ранее установленный(ые) список(и) |
|
6. Внешние ссылки |
Ссылки на другие документы |
Перечень документов, на которые в ДМ имеются ссылки, в том числе инструкция по применению ДМ (при ее наличии). Лист утверждения или удостоверяющий лист указывают первым |
Ссылка на первичный документ |
Указывают обозначение первичного ДМ (только для вторичного ДМ) |
|
Ссылка на замененный документ |
Обозначение документа, замененного данным ДМ |
|
7. Хранение и поиск |
Идентификатор(ы) файла (ов) |
Идентификатор(ы) файла(ов), которым(и) записан ДМ |
Ссылка на расположение документа |
Архивное обозначение МНЗ, идентифицирующее расположение ДМ в службе хранения |
|
Ссылка на документ |
Архивное обозначение МНЗ документа, с которого получен данный экземпляр ДМ |
|
Ссылка на файл копии |
Местоположение копии ДМ (может состоять из двух полей: первое - содержит комментарии пользователя, второе - определяет местоположение ДМ) |
|
8. Защита |
Санкционирование |
Указывают лицо или организацию, разрешающую доступ к ДМ |
Классификация защиты |
Классификация защиты, назначаемая владельцем ДМ относительно таких аспектов, как его воспроизведение, хранение, требования к уничтожению и другие требования |
|
Право доступа |
Указывают право доступа к ДМ |
|
Признак кодирования |
Указывают, кодируют весь ДМ или его часть |
|
9. Характеристики содержания |
Объем информации документа |
Указывают количество 8-битных байтов или количество блоков записей |
Контрольные характеристики данного документа |
Контрольная сумма ДМ, тома ДМ и (или) другие контрольные характеристики |
|
Контрольные характеристики первичного документа |
Контрольная сумма первичного ДМ и (или) другие контрольные характеристики (только для вторичных ДМ) |
|
4.2. ИПХ также может содержать сведения о структуре документа, наборах символов и др.
4.3. Конкретный состав атрибутов устанавливает предприятие-разработчик ДМ, при этом могут быть введены и (или) исключены отдельные атрибуты (группы атрибутов).
4.4. Атрибуты ИПХ могут быть представлены на МН или (и) на бумаге автоматизированным способом или вручную.