ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения

ПРИЛОЖЕНИЕ 9 (рекомендуемое). ФОРМЫ И ПРАВИЛА ЗАПОЛНЕНИЯ

ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Рекомендуемое


Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).

Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.

Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.

Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.

Форма 2. ВЕДОМОСТЬ МНЗ

Форма 2


ВЕДОМОСТЬ МНЗ

Зав. N

(Архивное обозначение)

Владелец

Лист

Идентификатор тома

Продолж. на листе

N тома/кол. томов

Плотность записи

Код системы

На носителе занято

Дата создания МНЗ

Инв. N подл.

Обозначение документа

Наименование документа

Изм.

Идентификатор файла

Контрольная характеристика

Приме- чание



Изготовил

Личная подпись

Расшифровка подписи


При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).

Форма 3. Инвентарная книга учета МН и МНЗ

Форма 3

Инвентарная книга учета МН и МНЗ

Инв. N

Завод- ской номер

Тип и емкость МН

Дата хране- ния

Архив- ное обозна- чение МНЗ

МН поступил

МН выдан

Списано

Приме- чание

Откуда и дата

Фамилия и подп. принявшего

Куда и дата

Фами- лия и подп. получа- теля




Заполнение инвентарной книги учета МН и МНЗ


В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:

- в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН:

- в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;

- в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;

- в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.


Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 4. Карточка учета МНЗ (лицевая сторона первого листа)

Форма 4

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона первого листа)

(Код предпри- ятия)

Лист

Тип МН

(Архивное обозначение)

Продолж. на листе

Длина, емкость МН

Зав. N

Вид МН

Инв. N

Срок хранения

N акта, дата списания

Дата создания

Идентифи- катор тома

Код системы

Плотность записи




Форма 4а. Карточка учета МНЗ (оборотная сторона первого и последующих листов)


Форма 4а

Карточка учета МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)

Выдача МНЗ

Дата

Основание

Вид работы

Абонент

Кол. прогон.

Подпись и дата возврата

Приме- чание

Фамилия

Подпись




Форма 4б. Карточка учета МНЗ (лицевая сторона последующих листов)


Форма 4б

Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)

(Код пред- приятия)

Лист

(Архивное обозначение)

Продолж. на листе

Вид МН

Инв. N

Выдача МНЗ

Дата

Основание

Вид работы

Абонент

Кол. прогон.

Подпись и дата возврата

Приме- чание

Фамилия

Подпись






Заполнение карточки учета МНЗ

В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:

- в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;

- в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);

- в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;

- в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;

- в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;

- в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;

- в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;

- в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;

- в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;

- в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;

- в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";

- в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

Форма 5. Карточка учета ДМ (лицевая сторона первого листа)

Форма 5

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)

(Код пред- приятия)

Лист

(Наименование)

(Обозначение)

Продолж. на листе

(Идентификатор файла)

Кол. томов

Вид ДМ

Инв. N

Дата

Подразд.

Подл. на предпр.

П


Вид МН

Архивное обозначение МНЗ

Д

П

КК

К

Изменения

Новый инв. N

Изм.

N изве- щения

Дата



Применяемость:

Форма 5а. Карточка учета ДМ (оборотная сторона первого листа)


Форма 5а

Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)

Учет копий

Абонент

Основание и дата

Вид носителя

Кол. экз.

N документа и дата

Списано

Приме- чание

N документа

Дата




Форма 5б. Карточка учета ДМ (лицевая сторона второго и последующих листов)


Форма 5б

Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)

(Код предприятия)

Лист

(Наименование)

(Обозначение)

Продолж. на листе

Применяемость

Дата

Обозначение

Дата

Обозначение




Форма 5в. Карточка учета ДМ (обратная сторона второго и последующих листов)


Форма 5в

Карточка учета ДМ
(обратная сторона второго и последующих листов)

Применяемость

Дата

Обозначение

Дата

Обозначение






Заполнение карточки учета ДМ

1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

- в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;

- в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;

- в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");

- в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;

- в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п.5.1);

- в графах "Архивное обозначение MНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.

Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;

- в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.

Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.

Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.

2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:

- в графе "Абонент" - наименование или код абонента;

- в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;

- в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);

- в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии, и дату списания;

- в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;

- в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.

При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1. 1.2, 1.3 и т.д.

3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:

- в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;

- в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;

- в графе "Дата" - дату восстановления;

- в графе "Новый инв. N" - Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.

4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:

- в первой строке указывают:

- в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;

- в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;

- в графе "Дата" - дату выпуска извещения;

- в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;

- в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.

Во второй строке указывают:

- в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;

- в графах "Изменения" - прочерк;

- в графе "Новый инв. N" - аннул.

5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:

- в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;

- в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;

- в графе "Новый инв. N" - аннул.

Форма 6. Абонентская карточка (лицевая сторона)

Форма 6

Абонентская карточка
(лицевая сторона)

Лист

Абонентская карточка

Фамилия, и., о. ___________ Таб. N ________ Тел. ________

(Буква по алфавиту)

Продолж. на листе

Должность _____________ Отдел, цех __________________

Обозначение ДМ

Архивное обозначение МНЗ


Зав. N МН


Выдан


Возвращен

Подпись

Дата

Подпись

Дата




Форма 6а. Абонентская карточка (оборотная сторона)


Форма 6а

Абонентская карточка
(оборотная сторона)

Обозначение ДМ

Архивное обозначение МНЗ

Зав. N МН

Выдан

Возвращен

Подпись

Дата

Подпись

Дата




Форма 7. Расписка


Форма 7

Расписка

на выдачу

из

до

20

г.

Табельный N

Отдел, цех

Фамилия, имя, отчество


Обозначение ДМ

Архивное обозначение МНЗ

Вид МН

Зав. N



Получил

"

"

20

г.

личная подпись


Форма 8. Книга регистрации извещений об изменении

Форма 8

Книга регистрации извещений об изменении

Дата

Обозначение

N изм.

Код изм.

Кол. листов с приложен.

Кем выпу- щено

Дата прове- дения

Сдано (подпись и дата)

Приме- чание

изве- щения

измен. доку- мента




Форма 9. Опись


Форма 9

Опись N

передаваемых МН с

документами (МНЗ)

на

наименование темы, изделия, программы

N п/п

Заводской N

Вид МН

Примечание



Приложения:

1. Магнитные носители данных

(кол.)

2. Ведомости МНЗ

(кол.)

Составил

должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата

Форма 10. Ведомость документов на носителях данных


Форма 10

Ведомость документов на носителях данных

ГОСТ 28388-89 Системы обработки информации. Документы на магнитных носителях данных. Порядок выполнения и обращения


1. В графе "N сноски" указывают порядковый номер строки.

В графе "Обозначение" указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.

В графе "Наименование" указывают наименование документа.

В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.

2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу "N сноски" допускается исключать.



Электронный текст документа
подготовлен Free Of Charge Document и сверен по:
официальное издание
М.: ИПК Издательство стандартов, 2004

      Магазин учебных материалов