ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Рекомендуемое
Приложение содержит форму сопроводительного документа МНЗ (форма 2), формы для учета и обращения ДМ и МНЗ (формы 3-9) и форму ведомости документов на носителях данных (форма 10).
Приведенные формы могут быть использованы для ручного, полуавтоматизированного и автоматизированного способов ведения учета и получения учетных и сопроводительных документов.
Для инвентарной книги учета МН и МНЗ и карточек учета МНЗ и ДМ приведены правила заполнения.
Из карточки учета ДМ информация об архивных обозначениях МНЗ, на которых размещены копии ДМ (форма 5, графы "Архивное обозначение МНЗ, КК, К"), может быть перенесена в карточку учета МНЗ.
Форма 2
ВЕДОМОСТЬ МНЗ |
Зав. N |
(Архивное обозначение) |
|||||||
Владелец |
Лист |
||||||||
Идентификатор тома |
Продолж. на листе |
||||||||
N тома/кол. томов |
Плотность записи |
||||||||
Код системы |
На носителе занято |
||||||||
Дата создания МНЗ |
|||||||||
Инв. N подл. |
Обозначение документа |
Наименование документа |
Изм. |
Идентификатор файла |
Контрольная характеристика |
Приме- чание |
|
Изготовил |
Личная подпись |
Расшифровка подписи |
|||||
При восстановлении подлинника ДМ (или аннулировании) рекомендуется вычеркивать всю информацию об этом документе из ведомости МНЗ, на котором он находился, и делать отметку о восстановлении (аннулировании).
Форма 3
Инвентарная книга учета МН и МНЗ
Инв. N |
Завод- ской номер |
Тип и емкость МН |
Дата хране- ния |
Архив- ное обозна- чение МНЗ |
МН поступил |
МН выдан |
Списано |
Приме- чание |
||
Откуда и дата |
Фамилия и подп. принявшего |
Куда и дата |
Фами- лия и подп. получа- теля |
|||||||
Заполнение инвентарной книги учета МН и МНЗ
В инвентарной книге учета МН и МНЗ указывают:
- в графе "Дата хранения" - окончание гарантийного срока хранения МН:
- в графе "МН поступил" - дату поступления и организацию, поставившую МН;
- в графе "МН выдан" - дату выдачи и куда выдан МН;
- в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан данный МН, и дату списания.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
Форма 4
Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона первого листа)
(Код предпри- ятия) |
Лист |
Тип МН |
(Архивное обозначение) |
||||||
Продолж. на листе |
Длина, емкость МН |
||||||||
Зав. N |
Вид МН |
Инв. N |
|||||||
Срок хранения |
N акта, дата списания |
||||||||
Дата создания |
Идентифи- катор тома |
Код системы |
Плотность записи |
||||||
Форма 4а
Карточка учета МНЗ
(оборотная сторона первого и последующих листов)
Выдача МНЗ | |||||||
Дата |
Основание |
Вид работы |
Абонент |
Кол. прогон. |
Подпись и дата возврата |
Приме- чание |
|
Фамилия |
Подпись |
||||||
Форма 4б
Карточка учета МНЗ
(лицевая сторона последующих листов)
(Код пред- приятия) |
Лист |
(Архивное обозначение) |
|||||
Продолж. на листе |
Вид МН |
Инв. N |
|||||
Выдача МНЗ | |||||||
Дата |
Основание |
Вид работы |
Абонент |
Кол. прогон. |
Подпись и дата возврата |
Приме- чание |
|
Фамилия |
Подпись |
||||||
Заполнение карточки учета МНЗ
В карточке учета МНЗ (формы 4, 4а, 4б) указывают:
- в графе "Архивное обозначение" - обозначение, присвоенное МНЗ службой хранения;
- в графе "Вид МН" - код вида МН (см. п.5.1 настоящего стандарта);
- в графе "Инв. N" - регистрационный номер МН в инвентарной книге учета МН и МНЗ;
- в графах "Тип МН", "Длина, емкость МН", "Зав. N" - соответственно тип, длину ленты в катушке или емкость магнитного диска, заводской номер МН;
- в графе "Срок хранения" - дату истечения гарантийного срока хранения МН;
- в графе "N акта, дата списания" - дату и номер акта, согласно которому списывают МН, пришедший в негодность;
- в графе "Дата создания" - дату первой записи на МН;
- в графе "Идентификатор тома" - имя тома. В пределах одного предприятия идентификаторы томов не должны повторяться;
- в графе "Код системы" - код операционной системы, с помощью которой произведена запись;
- в графе "Основание" - обозначение документа, на основании которого выдают МНЗ;
- в графе "Кол. прогон." - количество обращений к МНЗ при проведении работ, указанных в графе "Вид работы";
- в графе "Примечание" - различные дополнительные данные.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
Форма 5
Карточка учета ДМ
(лицевая сторона первого листа)
(Код пред- приятия) |
Лист |
(Наименование) |
(Обозначение) |
||||
Продолж. на листе |
(Идентификатор файла) |
||||||
Кол. томов |
Вид ДМ |
Инв. N |
Дата |
||||
Подразд. |
Подл. на предпр. |
П |
|||||
|
Архивное обозначение МНЗ |
Д |
|||||
П |
КК |
К |
Изменения |
Новый инв. N |
|||
Изм. |
N изве- щения |
Дата |
|||||
Применяемость: | |||||||
Форма 5а
Карточка учета ДМ
(оборотная сторона первого листа)
Учет копий | |||||||
Абонент |
Основание и дата |
Вид носителя |
Кол. экз. |
N документа и дата |
Списано |
Приме- чание |
|
N документа |
Дата |
||||||
Форма 5б
Карточка учета ДМ
(лицевая сторона второго и последующих листов)
(Код предприятия) |
Лист |
(Наименование) |
(Обозначение) |
|
Продолж. на листе |
||||
Применяемость | ||||
Дата |
Обозначение |
Дата |
Обозначение |
|
Форма 5в
Карточка учета ДМ
(обратная сторона второго и последующих листов)
Применяемость | |||
Дата |
Обозначение |
Дата |
Обозначение |
Заполнение карточки учета ДМ
1. В карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
- в графах "Обозначение" и "Наименование" - соответственно обозначение и наименование ДМ;
- в графе "Идентификатор файла" - имя файла или имена файлов ИПХ и содержания документа;
- в графе "Инв. N" - инвентарный номер подлинника (против символа "П"), дубликата (против символа "Д");
- в графе "Дата" - дату поступления подлинника (дубликата) в СТД;
- в графе "Вид МН" - код вида МН, на котором выполнен подлинник документа (см. п.5.1);
- в графах "Архивное обозначение MНЗ: П, КК, К" - соответственно архивные обозначения МНЗ, на которых записаны подлинник, контрольная копия и копия документа (может включать и номер файла, которым записан документ). Если ДМ расположен на нескольких томах, то их архивные обозначения записывают друг под другом, а в графах "П, КК, К" указывают номер тома и соответствующее ему архивное обозначение МНЗ с подлинником, контрольной копией и копией ДМ.
Допускается номера томов и обозначение МНЗ указывать в строку через запятую;
- в графе "Новый инв. N" - инвентарный номер нового подлинника ДМ, полученного в результате замены документа по извещению об изменении.
Если при внесении изменений документы были записаны на другие МН, то обозначения этих МНЗ указывают в графах "П, КК, К" в той же строке, в которой записаны сведения о соответствующем изменении.
Остальные графы заполняют в соответствии с их наименованием.
2. Для учета копий в карточке учета ДМ (форма 5а) указывают:
- в графе "Абонент" - наименование или код абонента;
- в графе "Основание и дата" - дату и документ, на основании которого изготовили копии ДМ;
- в графе "Вид носителя" - вид носителя данных, на котором выполнен документ (магнитные, перфоносители, бумага, микрофиши и др.);
- в графе "N документа и дата" - обозначение или номер документа (наряда, накладной, описи), согласно которому выдают копии, и дату списания;
- в графе "Списано" - обозначение акта, согласно которому списан документ, и дату списания;
- в графе "Примечание" - различные дополнительные данные, например, заводской номер МН и др.
При наличии полностью заполненной лицевой или оборотной стороны карточки учета ДМ по формам 5 и 5а последующую аналогичную информацию заносят в новые бланки данных форм, присваивая им номера листов 1.1. 1.2, 1.3 и т.д.
3. При восстановлении ДМ в карточке учета ДМ (форма 5) указывают:
- в графе "Архивное обозначение МНЗ, П" - архивное обозначение МНЗ, с восстановленным подлинником;
- в графе "N извещения" - номер акта о восстановлении;
- в графе "Дата" - дату восстановления;
- в графе "Новый инв. N" - Восст. N с указанием порядкового номера восстановления.
4. При внесении изменений запись в карточку учета ДМ (форма 5) производят в две строки:
- в первой строке указывают:
- в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа;
- в графе "N извещения" - обозначение извещения об изменении;
- в графе "Дата" - дату выпуска извещения;
- в графе "Новый инв. N" - новый инвентарный номер измененного документа;
- в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на которые переписаны П, КК и К измененного документа.
Во второй строке указывают:
- в графах "Архивное обозначение МНЗ" - архивные обозначения МНЗ, на который переписан изменяемый (аннулированный) документ;
- в графах "Изменения" - прочерк;
- в графе "Новый инв. N" - аннул.
5. При потере применяемости в карточке учета ДМ указывают:
- в графе "Архивное обозначение МНЗ" - архивное обозначение МНЗ, на который переписан аннулированный документ;
- в графах "Изменения" - соответственно номер изменения, обозначение извещения и дату выпуска извещения;
- в графе "Новый инв. N" - аннул.
Форма 6
Абонентская карточка
(лицевая сторона)
Лист |
Абонентская карточка |
(Буква по алфавиту) |
|||||
Продолж. на листе |
Должность _____________ Отдел, цех __________________ |
||||||
Обозначение ДМ |
Архивное обозначение МНЗ |
|
|
|
|||
Подпись |
Дата |
Подпись |
Дата |
||||
Форма 6а
Абонентская карточка
(оборотная сторона)
Обозначение ДМ |
Архивное обозначение МНЗ |
Зав. N МН |
Выдан |
Возвращен |
||
Подпись |
Дата |
Подпись |
Дата |
|||
Форма 7
Расписка
на выдачу |
из |
до |
20 |
г. |
||||||||||||||||
Табельный N |
Отдел, цех |
|||||||||||||||||||
Фамилия, имя, отчество |
||||||||||||||||||||
Обозначение ДМ |
Архивное обозначение МНЗ |
Вид МН |
Зав. N |
|||||||||||||||||
Получил |
" |
" |
20 |
г. |
||||||||||||||||
личная подпись |
||||||||||||||||||||
Форма 8
Книга регистрации извещений об изменении
Дата |
Обозначение |
N изм. |
Код изм. |
Кол. листов с приложен. |
Кем выпу- щено |
Дата прове- дения |
Сдано (подпись и дата) |
Приме- чание |
|
изве- щения |
измен. доку- мента |
||||||||
Форма 9
Опись N
передаваемых МН с |
документами (МНЗ) |
|||||||||||
на |
||||||||||||
наименование темы, изделия, программы |
||||||||||||
N п/п |
Заводской N |
Вид МН |
Примечание |
|||||||||
Приложения: |
||||||||||||
1. Магнитные носители данных |
(кол.) |
|||||||||||
2. Ведомости МНЗ |
(кол.) |
|||||||||||
Составил |
||||||||||||
должность, личная подпись, расшифровка подписи, дата |
||||||||||||
Форма 10
Ведомость документов на носителях данных
|
1. В графе "N сноски" указывают порядковый номер строки.
В графе "Обозначение" указывают обозначение документа. Под обозначением в следующей строке можно указать идентификатор файла, которым записан документ.
В графе "Наименование" указывают наименование документа.
В графе "Примечание" указывают код вида носителя данных. Может быть указано оборудование, для которого предназначен документ.
2. Размеры граф можно изменять в зависимости от конкретного способа выполнения ВН. Графу "N сноски" допускается исключать.
Электронный текст документа
подготовлен Free Of Charge Document и сверен по:
официальное издание
М.: ИПК Издательство стандартов, 2004
