ПРИЛОЖЕНИЕ 4
Рекомендуемое
1. Служба технической документации
1.1. СТД с помощью средств механизации и автоматизации обеспечивает учет, хранение, размножение, обращение и обмен с внутренними и внешними абонентами технической документации на любых видах носителей данных (магнитных, бумажных, микроформах и т.д.).
1.2. СТД в зависимости от структуры предприятия, объемов и методов обработки технической документации может выполнять следующие основные функции:
- прием, учет, выдачу, а также учет состояния и движения технических документов (подлинников, дубликатов, рабочих и контрольных копий), выполненных на носителях данных различного вида;
- учет извещений об изменении;
- учет применяемости и изменения применяемости технических документов;
- учет МН и МНЗ, содержащих учтенную документацию;
- хранение технических документов на носителях данных различного вида;
- внесение изменений в техническую документацию на основании извещений об изменении или организацию этой работы;
- выполнение работ по обеспечению сохранности ДМ, обработке ИПХ ДМ при хранении и обращении;
- компоновку ДМ и ИПХ ДМ на МН, получение ведомостей с архивных МНЗ;
- выдачу справок о состоянии обращения и применяемости технических документов;
- размножение (тиражирование) технических документов на носителях данных различного вида;
- комплектование технической документации после размножения;
- осуществление переплетно-брошюровочных работ;
- обеспечение внешних и внутренних абонентов технической документацией на носителях данных различного вида;
- внедрение и сопровождение средств автоматизации (информационно-поисковых систем, баз данных и т.п.) при проведении работ;
- передачу технических документов с применением средств телеобработки и передачи данных.
1.3. Рекомендуемая структура СТД предприятия приведена на черт.6.
СТД может включать службы:
- планово-диспетчерскую;
- технологическую;
- ремонта оборудования;
- типографских и копировально-множительных работ;
- обработки технической документации;
- автоматизированную службу технической документации.
1.3.1. Планово-диспетчерская служба выполняет работу по планированию и диспетчерованию всех видов работ по номенклатуре СТД и входящих в нее служб, составление планово-экономической и финансово-бухгалтерской отчетности и т.п.
1.3.2. Технологическая служба осуществляет контроль за соблюдением технологических процессов изготовления документов на носителях данных различного вида, обеспечивает внедрение прогрессивной технологии и оборудования, представляет проекты и технические решения, организует работу по реконструкции производственных участков СТД, монтажу и демонтажу оборудования.
1.3.3. Служба ремонта оборудования обеспечивает работоспособность технических средств, применяемых на производственных участках СТД.
1.3.4. Служба типографских и копировально-множительных работ обеспечивает размножение и тиражирование технической документации средствами репрографии и оперативной полиграфии.
В ее состав могут входить службы:
- оперативного размножения технической документации;
- типографских и переплетно-брошюровочных работ;
- микрографии и репрографии.
Служба оперативного размножения технической документации может включать электрографический, светокопировальный, реперфорационный и другие копировально-множительные участки, а также машинописное бюро.
Служба типографских и переплетно-брошюровочных работ может включать производственные участки, обеспечивающие полный цикл редакционно-издательского и полиграфического производства.
Служба микрографии и репрографии может включать микрографический, репрографический участки и фотолабораторию.
1.3.5. Служба обработки технической документации (СОТД) обеспечивает учет, хранение, изменение и обращение технической документации на носителях данных различного вида.
В ее состав могут входить службы:
- учета и передачи документации;
- изменения документации;
- формирования, обращения и хранения документации.
Работу в указанных службах рекомендуется вести с применением средств и методов механизации и автоматизации.
Служба учета и передачи документации может включать следующие участки:
- учета технической документации;
- комплектования и рассылки технической документации;
- обработки запросов на техническую документацию;
- контроля за выполнением сроков прохождения документации.
Служба изменения документации может включать участки внесения изменений в подлинники и копии документов.
Служба формирования, обращения и хранения документации может включать следующие участки:
- приема, комплектования и хранения подлинников технической документации;
- учета, хранения и выдачи копий технической документации;
- подготовки технической документации для отправки на обработку и для формирования фонда документации на микроформах.
1.3.6. В состав автоматизированной службы технической документации (АСТД) могут входить:
- магнитотека;
- служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации;
- служба обеспечения функционирования банка данных по технической документации (БДТД).
1.4. Конкретную структуру, функциональные обязанности служб СТД и их взаимодействие устанавливает предприятие.
Структура службы технической документации
|
Черт.6
2. Автоматизированная служба технической документации
2.1. АСТД в зависимости от структуры предприятия и объема документации, находящейся в обращении, может входить в состав СТД в качестве самостоятельной службы или непосредственно входить в состав СОТД.
АСТД может осуществлять работу на средствах вычислительной техники как СТД, так и вычислительного центра, либо других подразделений предприятия.
2.2. Магнитотека может включать службы, обеспечивающие выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению ДМ. Организация магнитотеки и порядок приема ДМ на хранение приведены в последующих разделах данного приложения.
2.3. Служба по внедрению (разработке) и сопровождению методов и средств автоматизированного ведения документации.
2.3.1. Служба может включать:
- группу по внедрению (разработке) и сопровождению средств автоматизации обращения документации;
- группу по внедрению (разработке) и сопровождению программных средств, обеспечивающих процесс обработки и обращения документации на МН;
- группу по внедрению (разработке) и сопровождению прогрессивных методов обработки документации.
2.3.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
- внедрение автоматизированных методов обработки и передачи документации на носителях данных различного вида с помощью технических средств вычислительной техники;
- выполнение работ, связанных с совершенствованием средств и методов обработки документации на носителях данных различного вида;
- разработка и отладка прикладного программного обеспечения для обработки документации, внедрение и сопровождение программных средств на производственных участках СТД;
- разработка НТД по применению и эксплуатации автоматизированной технологии в СТД;
- организация обучения персонала СТД принципам работы, связанным с внедрением новой техники;
- проведение (участие в проведении) научно-исследовательских и опытно-конструкторских работ в области применения новых способов документирования.
2.4. Служба обеспечения функционирования БДТД
2.4.1. Служба может включать:
- администратора БДТД;
- группу информационно-справочного обеспечения БДТД;
- группу по формированию и сопровождению БДТД;
- группу корректировки БДТД.
2.4.2. Служба может обеспечить выполнение следующих работ:
- ввод, сопровождение и корректировку учетных данных в БДТД;
- обеспечение сохранности БДТД;
- организацию работы пользователей БДТД;
- формирование и выдачу справок по вопросам, связанным с обращением технической документации.
3. Магнитотека
3.1. Магнитотека - систематизированное хранилище ДМ, имеющее справочно-поисковый аппарат, основанный на использовании ИПХ ДМ.
Справочно-поисковый аппарат магнитотеки предусматривает использование технических и программных средств, обеспечивающих обработку ИПХ ДМ.
3.2. Атрибуты ИПХ ДМ могут быть расположены на одном томе или на разных томах с ДМ. Атрибуты ИПХ ДМ и ДМ, размещенные на одном томе, могут быть записаны одним или разными файлами, при этом атрибуты ИПХ конкретного ДМ могут быть записаны перед ДМ или после него. Если на томе записано несколько ДМ, то соответствующие им атрибуты ИПХ могут быть записаны одним файлом, который размещают до или после всех файлов с ДМ.
3.3. В магнитотеке хранят:
- магнитные носители данных с записанными на них документами;
- документы, сопровождающие МНЗ, например ведомость МНЗ;
- магнитные носители данных без записи.
3.4. Магнитотека может обеспечивать выполнение всего комплекса работ по учету, хранению, тиражированию и обращению МН, МНЗ, ведомостей МНЗ, ДМ, ИПХ ДМ и включать службы хранения:
- подлинников, дубликатов и копий ДМ. Подлинники, дубликаты и копии ДМ хранят на разных томах;
- содержания изменений документов, выполненных в виде ДМ;
- аннулированных ДМ;
- МН без записи.
3.5. Для записи ДМ рекомендуется использовать МН, гарантийный срок хранения которого не истек к моменту записи.
3.6. Передаваемые в магнитотеку ДМ рекомендуется записывать на ДМ магнитотеки.
3.7. В зависимости от уровня оснащения СТД (АСТД) техническими и программными средствами, обеспечивающими автоматизацию процессов записи и перезаписи МНЗ, контроля МНЗ и ДМ, учета, поиска, внесения изменений, возможны различные варианты организации магнитотеки.
3.8. Учет и хранение ДМ осуществляют в соответствии с требованиями, установленными в ГОСТ 2.501, ГОСТ 19.601, настоящим стандартом и нормативными документами на условия хранения МН.
4. Порядок приема документов на магнитных носителях данных в службу технической документации
4.1. Оригинал или подлинник ДМ, выполненный в соответствии с требованиями данного стандарта, передают в СТД.
Вместе с ДМ передают:
- ведомость МНЗ, в которой указан предъявляемый ДМ;
- УД или (и) ЛУ;
- инструкцию по применению ДМ (при необходимости);
- другие сведения в соответствии с требованиями, установленными предприятием.
Например, информация для учета и обращения ДМ: сведения о теме, исполнителях, рассылке.
Эти сведения могут быть представлены в виде форм, разработанных предприятием.
4.2. При приеме в магнитотеку ДМ, ведомости МНЗ и других сопроводительных документов выполняют следующие работы:
- проверяют наличие установленных подписей, дат и виз;
- проверяют комплектность документации в соответствии с документами, в которых перечислены сдаваемые ДМ;
- обеспечивают в соответствии с порядком, установленным на предприятии, проведение входного контроля ДМ и изготовление подлинника, дубликата и копий ДМ. Подлинник, дубликат и контрольную копию ДМ изготавливают, как правило, на магнитных носителях магнитотеки.
4.3. Если при проведении входного контроля получен отрицательный результат, то следует принять необходимые меры для устранения ошибок, после чего входной контроль повторить.
4.4. При положительном результате входного контроля изготовляют и контролируют необходимое число экземпляров ДМ и изготовление ведомостей МНЗ с магнитных носителей, содержащих подлинник, дубликат и копии принятого ДМ.
Изготовленные МНЗ, их ведомости МНЗ и сопроводительные документы, подписанные в установленном порядке, передают в магнитотеку.
Все изготовленные МНЗ должны иметь этикетку.
4.5. В СТД, после получения изготовленных МНЗ и сопроводительных документов, выполняют следующие работы:
- заполняют инвентарную книгу учета МН и МНЗ, карточки учета МНЗ, инвентарную книгу учета документов, карточку учета ДМ;
- помещают в соответствующие папки ведомость МНЗ, полученную с оригинала, и ведомости МНЗ, полученные с МНЗ магнитотеки;
- дополняют ИПХ ДМ и заполняют сопроводительные документы;
- возвращают разработчику МНЗ с оригиналом документа и ведомость МНЗ, полученную при чтении представленного оригинала, которая может служить отчетным документом о приеме ДМ в магнитотеку.
4.6. Для внесения изменения в ДМ в СТД передают:
- извещение об изменении, прошедшее согласование, нормоконтроль и утверждение;
- измененный ДМ или содержание изменения на МН, которые сдают по правилам сдачи ДМ;
- ведомость МНЗ, на которой записан документ (фрагмент документа) или содержание изменения.
4.7. При внесении изменений порядок проведения работ аналогичен приведенному в пп.4.2-4.5. При этом извещения об изменении регистрируют в книге регистрации изменений.
