Секретариат ТК создается в организации национального органа по стандартизации или на базе организации, изъявившей желание взять на себя функции его ведения, оплачивать работу его сотрудников и обеспечивать соответствующими техническими и информационными ресурсами.
Секретариат должен быть компетентным во всех вопросах области деятельности ТК, учитывать позиции и интересы всех его членов. В его функции входят:
- подготовка проектов планов работ ТК и разработка предложений в ПРНС - в соответствии с ГОСТ Р 1.14;
- организация разработки проектов стандартов и других документов по стандартизации для их рассмотрения, согласования, принятия (утверждения) и регистрации;
- ведение делопроизводства и отчетности в соответствии с действующими положениями;
- организация выполнения аутентичных переводов материалов, необходимых для работы;
- организация ведения фонда документов по закрепленной за ТК тематике.
Секретариат должен располагать следующими техническими и информационными ресурсами:
- оргтехникой (компьютер, копировальный аппарат, сканер) и лицензионным или открытым программным обеспечением для создания и распространения документов;
- доступом к глобальной сети Интернет и АИС, разрабатываемым и поддерживаемым национальным органом по стандартизации;
- средствами коммуникации (телефон, факс, электронная почта);
- библиотекой стандартов (национальных, межгосударственных, международных, региональных, зарубежных стран) в области деятельности ТК, в том числе основополагающими стандартами и другими нормативными документами национального органа по стандартизации, определяющими правила организации и проведения работ в области национальной и межгосударственной стандартизации;
- директивами ИСО/МЭК;
- другими ресурсами, позволяющими организовывать (самостоятельно или с помощью других организаций) и проводить заседания ТК.
Обязанности секретариата включают в себя:
- проверку правильности оформления документов, представленных разработчиком, включая проекты стандартов, пояснительные записки, сводки отзывов, экспертные заключения в шаблонах и формах АИС;
- распространение документов (как правило, по электронной почте или через сайт) среди членов ТК и по запросам заинтересованных лиц и представление документов, включая отчетные, в национальный орган по стандартизации (см. таблицу 1);
- подготовку предложений в ПРНС и участие в работах по межгосударственной стандартизации;
- проверку выполнения разработчиком стандарта установленных законами и основополагающими документами национальной системы стандартизации процедур;
- разработку бизнес-плана ТК;
- организацию и проведение заочного голосования, заседаний ТК;
- оформление протоколов заочного голосования и заседаний ТК, в том числе о назначении экспертов;
- ввод данных в АИС национального органа по стандартизации;
- организацию взаимодействия с другими ТК и организациями, проводящими работу по стандартизации и техническому регулированию;
- организацию переводов на русский язык (и обеспечение их технического редактирования) международных стандартов, относящихся к области деятельности ТК, и представление их в Федеральный информационный фонд технических регламентов и стандартов;
- оформление решений ТК с позицией Российской Федерации по проектам международных стандартов.
Таблица 1 - Основные документы, рассылаемые секретариатом членам ТК и направляемые в национальный орган по стандартизации
Вид документа |
Адресат |
Срок представления |
Бизнес-план ТК |
Члены ТК, национальный орган по стандартизации |
В 1-м квартале текущего года* |
Годовой отчет за прошедший год** |
Члены ТК, национальный орган по стандартизации |
В 1-м квартале текущего года |
Повестка заседания ТК |
Члены ТК, национальный орган по стандартизации |
За 1 месяц до заседания |
Материалы к заседанию ТК** |
Члены ТК |
За 2 недели до заседания |
Решения заседания ТК, протоколы согласительных совещаний |
Члены ТК |
В течение двух недель после заседания |
Предложения в ПРНС |
Национальный орган по стандартизации |
Устанавливается национальным органом по стандартизации |
Проекты стандартов, экспертные заключения |
Национальный орган по стандартизации |
В рабочем порядке |
ПРНС на текущий год |
Члены ТК |
В течение двух недель после принятия |
* В начале каждого года осуществляют корректировку бизнес-плана, исключая устаревшую информацию и дополняя его новыми сведениями. | ||
В таблице 1 указаны основные документы, рассылаемые секретариатом членам ТК и направляемые в национальный орган по стандартизации.
Примечание - Под основными документами понимают документы, рассылаемые (направляемые) секретариатом любого ТК независимо от его структуры, программы работ, специальных проектов и т.п. В их число не входят, в частности, сопроводительные документы к проектам стандартов и сводки отзывов.
Рассылка может быть осуществлена разными способами, в том числе через публикацию на сайте ТК.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
Ответственный секретарь, имеющий статус эксперта по стандартизации и являющийся штатным сотрудником организации, ведущей секретариат, руководит работой секретариата, организует проведение заседаний ТК, подкомитетов, рабочих групп.
Ответственного секретаря назначают и освобождают от выполнения обязанностей по представлению организации, ведущей секретариат. Данное представление подлежит утверждению национальным органом по стандартизации. При временном отсутствии ответственного секретаря исполнение его обязанностей может быть возложено на должностное лицо по решению руководства организации, ведущей секретариат, на срок до 6 месяцев.
Ответственный секретарь отвечает за качество всех работ, выполняемых секретариатом.
(Измененная редакция, Изм. N 1).
Организация, ведущая секретариат технического комитета, несет ответственность за финансирование его работы.
Вопросы финансирования деятельности ТК включают в Положение о ТК и отражают в ежегодном бизнес-плане.
7.4 Прекращение деятельности или передача ведения секретариата другой организации
Национальный орган по стандартизации может передать ведение секретариата другой организации либо распустить ТК в случае ненадлежащего выполнения возложенных на него функций.
(Измененная редакция, Изм. N 1).