3.1. Согласование оформляют на титульном листе ХК по форме, приведенной в приложении 5.
3.2. Оформленную в соответствии с требованиями настоящего стандарта ХК на изделие, подписанную руководителем предприятия-разработчика и согласованную с представителем заказчика, с сопроводительным письмом (по два экземпляра) направляют одновременно всем согласующим организациям.
В сопроводительном письме (пояснительной записке) отражают принадлежность к виду техники, стадию разработки, область применения и условия работы каждой марки ГСМ для проведения оценки правильности выбора и унификации их по виду техники.
В пояснительной записке к ХК на комплекс принадлежность к виду техники, стадии разработки и особенности работы отдельных марок ГСМ в комплектующих изделиях отражают в том случае, если сведения отличаются от согласованных ХК.
3.3. После получения ХК с сопроводительной документацией согласующие организации подготавливают заключение или при отсутствии замечаний согласовывают ХК в сроки, установленные в п.1.3. Согласующая организация должна обосновать свои замечания и предложения. Решение о согласовании ХК или заключение сообщают разработчику ХК и всем согласующим организациям. По одному экземпляру ХК после рассмотрения остается в согласующих организациях для учета.
3.4. При согласовании ХК уточняют выбор марок ГСМ, назначение их в качестве основных, дублирующих, резервных, сроки их смены (пополнения) и допустимую замену зарубежными марками с учетом их унификации и применения в изделиях других видов техники.
3.5. Разработчик ХК обобщает рекомендации заинтересованных организаций и после корректировки направляет ХК на согласование согласующим организациям. В сопроводительном письме разработчик ХК обосновывает причину отклонения полученных рекомендаций.
Головная организация по химмотологии принимает окончательное решение по ХК после ее согласования со всеми заинтересованными организациями.
3.6. Согласование ХК оформляют подписью руководителя согласующей организации на титульном листе или согласующим письмом, при этом указывают номер и дату этого письма.
При согласовании не допускается запись "Согласовано с замечаниями", "Согласовано без учета (с учетом) замечаний" и т.п.
3.7. Согласование ХК может быть оформлено временно, сроком до 2 лет для проведения работ по введению в ХК рекомендуемых марок ГСМ, определению их взаимозаменяемости с другими марками, увеличению периодичности смены и т.п. При этом разработчик ХК разрабатывает и согласовывает с заинтересованными организациями программу испытаний.
При временном согласовании ХК в сопроводительном письме указывают конкретную причину временного согласования.
3.8. Внесение изменений (дополнений) в ранее согласованную ХК производится по извещениям об изменении, выпускаемым разработчиком ХК в соответствии с ГОСТ 2.503. Извещения об изменении к ХК согласовывают в порядке, установленном настоящим стандартом для согласования ХК.
Необходимость переоформления или внесения изменения в согласованную ХК определяет заказчик или головная организация по химмотологии по согласованию с разработчиком изделия (ХК).
Извещения об изменении к ХК, содержащие изменение условного обозначения ГСМ или НТД, допускается не согласовывать с организациями, согласовавшими ХК, но при этом согласование с представителем заказчика на предприятии-разработчике обязательно.
3.9. Копии зарегистрированной и поставленной разработчиком на учет ХК или изменения (дополнения) к ней рассылают в течение 30 дней всем согласующим организациям, в том числе разработчикам комплексов, а также по запросам предприятий промышленности, использующих данное изделие в собственных разработках.
3.10. На основании согласованной ХК в соответствии с требованиями ГОСТ 2.601 разрабатывают разделы эксплуатационной документации в части применения ГСМ.
При оформлении изменения к ХК вносят изменения и в разделы эксплуатационной документации. Порядок внесения изменения - по ГОСТ 2.603.
Схемы и таблицы с указанием марок ГСМ, узлов смазки, периодичности смены и пополнения, порядок использования основных, дублирующих, резервных и зарубежных марок и другие сведения о применении ГСМ в изделиях, требуемые ГОСТ 2.601 и подлежащие включению в инструкции по эксплуатации и техническому обслуживанию, должны полностью соответствовать ХК.
3.11. Согласованную в ХК номенклатуру ГСМ должны использовать для составления заявок на выделение фондов ГСМ для производства, эксплуатации и ремонта изделий. Заявка производится по основным маркам, а при их отсутствии - по дублирующим. По резервным маркам заявка не производится.