ПРИЛОЖЕНИЕ 9
Рекомендуемое
1. Все оформленные ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР с приложениями, при их наличии, передают в службу технической документации (СТД) организации.
Одновременно в СТД передают подлинники, выпущенные в связи с заменой или добавлением листов изменяемых документов, а также вновь введенные или замененные подлинники.
2. При приемке подлинников ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР проверяют:
наличие подписи лица, производящего нормоконтроль;
наличие всех листов этих документов;
наличие вновь выпущенных и замененных документов;
пригодность их для хранения и размножения.
3. Все ИИ, ПИ и ПР, выпускаемые в данной организации, подлежат регистрации в книге регистрации извещений об изменении, предварительных извещений и предложений об изменении (далее - книге регистрации), при этом на всех листах ИИ, ПИ и ПР и приложениях к ним проставляют обозначение по книге регистрации. В проектах подлинников документов, прикладываемых к ПР в соответствии с п.4 приложения 7, обозначение ПР не проставляют.
4. На одном экземпляре копий ИИ и ПИ на лицевой стороне всех листов ставят штамп "Контрольный экземпляр".
5. На основании ИИ и ПИ вносят все связанные с ними изменения учетных данных в инвентарную книгу подлинников и карточки учета документов в соответствии с требованиями ГОСТ 2.501.
6. Ведение книги регистрации
6.1. Книга регистрации предназначена для регистрации ИИ, ПИ и ПР и ведется в пределах организации.
6.2. Книга регистрации ведется по форме 4.
Книга регистрации извещений, предварительных извещений и предложений об изменении
Форма 4
6.3. Книги регистрации ИИ, ПИ и ПР ведут, как правило, отдельно для конструкторских и технологических документов. Допускается вести одну книгу регистрации для конструкторских и технологических документов.
6.4. ИИ, ПИ и ПР регистрируют в отдельных книгах, при этом книги регистрации ведут отдельно для документов, выпущенных данной организацией и полученных от других организаций.
6.5. В книге регистрации указывают:
в графе "Дата" - дату поступления ИИ, ПИ и ПР в СТД организации;
в графе "Кем выпущен": для ИИ, ПИ и ПР данной организации - код (номер) или краткое наименование подразделения, выпустившего их; для ИИ и ПИ других организаций - номер или краткое наименование подразделения, ответственного в данной организации за изготовление и учет изделий;
в графе "Сдано в СТД" - подпись сотрудника СТД, принявшего ИИ, ПИ и ПР, и дату их получения;
в графе "Примечание" - различные отметки; например: для срочного ИИ - время принятия ИИ в СТД, для ПИ - ссылку на обозначение ИИ, которым погашено ПИ, и т.д. В данной графе для ИИ и ПИ указывается, что оно действует соответственно с ДИ и ДПИ;
графы "Номер изменения", "Код изменения" и "Срок изменения" заполняют так же, как соответствующие графы ИИ;
остальные графы заполняют в соответствии с их наименованиями.
7. Лист учета извещения и предварительного извещения
7.1. Лист учета извещения и предварительного извещения (далее - лист учета) предназначается для учета рассылки копий ИИ или ПИ внешним абонентам документов, изменяемым по данным ИИ или ПИ, и подразделениям данной организации, а также для учета проведения изменений по ИИ или ПИ в данной организации.
7.2. Лист учета выполняют по форме 5 и заполняют на основании ИИ или ПИ и карточек учета документов и абонентских карточек по ГОСТ 2.501 или карточек учета применяемости документации по ГОСТ 3.1201.
Форма 5
Лист учета извещения и предварительного извещения
7.3. В листе учета указывают:
в заголовке - обозначение ИИ или ПИ и обозначение изменяемого документа;
в графах "Местонахождение" и "Кол. экз." - соответственно абоненты учтенных копий документов и количество экземпляров копий, числящихся за абонентом.
Подпись сотрудника СТД, заполнившего данные графы и заголовок листа учета, и дату заполнения указывают ниже сделанных записей;
в графе "
выдано" - подпись сотрудника подразделения, получившего ИИ или ПИ, или сотрудника СТД, составившего опись в соответствии с п.9, и дату;
в графе "N и дата описи" - порядковые номера описей и даты их составления;
в графе "Исправлено" - подпись лица, произведшего изменения (замену, исправление, аннулирование) копий документов в данной организации в соответствии с ИИ, и дату изменения.
8. Опись извещений и предварительных извещений (далее - опись)
8.1. Опись является сопроводительным документом к копиям (или дубликатам) ИИ или ПИ и прилагаемым к ним копиям (или дубликатам) документов, рассылаемых другим организациям.
8.2. Опись составляют по форме 6.
Форма 6
Опись извещений и предварительных извещений
8.3. Заполнение всех граф описи производят в соответствии с их наименованиями, указанными в форме.
Электронный текст документа
подготовлен Free Of Charge Document и сверен по:
официальное издание
М.: Стандартинформ, 2010