6.1 ИИ составляют на один или несколько документов. Одно ИИ составляют на несколько документов при условии одновременного проведения изменений во все изменяемые документы.
При составлении одного ИИ на несколько документов желательно, чтобы у этих документов были одинаковые внешние абоненты.
6.2 Каждое ИИ должно иметь обозначение.
ИИ может состоять из кода организации, отделенного точкой кода (номера) подразделения организации, выпустившей ИИ, и отделенного точкой порядкового регистрационного номера, например АБВГ.42.107; К.05.49. Регистрационные номера допускается присваивать в пределах подразделения организации, выпустившего ИИ.
В случае если ИИ не рассылают внешним абонентам, то порядок присвоения ему обозначения допускается устанавливать самой организации, выпустившей ИИ.
6.2.1 Порядковый регистрационный номер обозначения ИИ устанавливают в пределах организации.
6.2.2 Допускается к обозначению ИИ добавлять год выпуска ИИ, отделенный знаком дефис, например, АБВГ.16-2004; К.137-2004.
Допускается для бумажных документов указывать год двумя последними цифрами.
6.3 Извещения об изменении, при необходимости, оформляют в виде комплекта извещений. При этом для всех выпускаемых в комплекте ИИ должен быть одинаковый срок внесения изменений.
Каждому ИИ в комплекте присваивают один регистрационный номер с добавлением дробного числа, в числителе которого указывают порядковый номер ИИ в комплекте, в знаменателе - общее число ИИ, например АБВГ.136.2/6; К.281.1/4-2004.
6.4 ИИ выполняют на бумажном носителе в соответствии с формами 1 и 1а (см. приложение Б) или как электронный документ в соответствии с ГОСТ 2.051.
6.5 ИИ состоит из следующих блоков информации:
- блок содержательной части:
содержание изменения (18);
приложение(я) к ИИ (при наличии) (16);
- блок адресной (поисковой) информации:
наименование или код организации, выпустившей ИИ (1);
наименование подразделения, выпустившее ИИ (1а);
обозначение изменяемого документа (3);
дата выпуска ИИ (4);
- блок внесения изменения:
обозначение ИИ (2);
очередной номер изменения в документе (17);
подпись лица, внесшего изменение (23);
дата внесения изменения (24);
- блок дополнительной информации:
применяемость изменяемого документа (14);
срок внесения изменения (5);
дополнительная информация (6, 7);
указание о заделе (12);
указание о внедрении (13);
указание о рассылке ИИ (15);
- блок вспомогательной информации:
причина изменения (10);
код причины изменения (11);
порядковый номер листа ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (8);
всего листов в ИИ (только для ИИ на бумажном носителе) (9);
- блок участников подготовки и согласования ИИ:
выполняемая функция (должность) лиц, подписывающих ИИ (19);
фамилия (20);
подпись (21);
дата подписания (22).
Примечания
1 В круглых скобках указаны номера граф ИИ на бумажном носителе.
2 Правила указания информации в соответствии с приложениями Б-Ж.
6.6 Ошибочно выпущенное ИИ должно отменяться новым ИИ.