4.1 Под изменением документа понимается любое исправление, исключение или добавление каких-либо данных в этот документ.
4.2 Изменения в документы вносят, если они не нарушают взаимозаменяемость изделия с изделиями, изготовленными ранее.
4.3 Любое изменение в документе, вызывающее какие-либо изменения в других документах, должно одновременно сопровождаться внесением соответствующих изменений во все взаимосвязанные документы.
4.4 Если изменяемый документ на изделие входит в состав документов других изделий, то должна быть обеспечена возможность внесения изменений в документы всех изделий, указанных в карточках учета документов по ГОСТ 2.501 или в карточке учета применяемости документов по ГОСТ 3.1201. Если хотя бы для одного изделия изменение документа окажется неприемлемым, то на изменяемое изделие должен быть выпущен новый документ с новым обозначением.
4.5 При нарушении взаимозаменяемости изменяемого изделия с изделиями, изготовленными ранее, изменения в документы последних не вносят, а выпускают новые документы с новыми обозначениями или единичные конструкторские документы преобразуют в групповые по ГОСТ 2.113. Электронные документы в групповые документы не преобразуют.
На изделия единичного производства и на опытный образец (опытную партию) допускается не выпускать конструкторские документы с новыми обозначениями, если их применяют не более чем в одном документе.
4.6 Изменение документов на всех стадиях жизненного цикла изделия вносят на основании ИИ.
Оформление ИИ на бумажном носителе выполняют в соответствии с приложением Б.
Информацию о факте изменения документа указывают:
- в электронных конструкторских (технологических) документах - в реквизитной части этих документов;
- в бумажных конструкторских (технологических) документах - в основной надписи этих документов и/или в листе регистрации изменений (приложение В).
В новой (измененной) версии электронного конструкторского (технологического) документа в реквизитной части указывают данные только о последнем изменении.
4.7 Выпускать ИИ и вносить изменения в подлинники изменяемых документов имеет право только организация - держатель подлинников этих документов.
4.8 Изложенные в извещении указания обязательны для всех подразделений организации, выпустившей извещение, а также организаций, применяющих изменяемую документацию.
4.9 Допускается вносить изменения в конструкторские документы опытного образца (опытной партии), изделий единичного и вспомогательного производства, а также в технологические документы, разрабатываемые на стадиях "предварительный проект" и "опытный образец (опытная партия)", и изделий единичного и вспомогательного производства без выпуска ИИ на основании журнала изменений (приложение Г) при условии изготовления изделия только в одной организации. Журнал изменений для изделий, разрабатываемых по заказу Министерства обороны, используют по согласованию с заказчиком
(представительством заказчика).
_______________ Под заказчиком подразумевают управления Министерства обороны, по заказам которого ведется разработка документации и производство изделий или по заказам которого поставляются изделия.
4.10 Допускается не вносить в документы изделий народно-хозяйственного назначения изменения, связанные с изменением стандартов и ТУ на материалы и изделия, когда в измененном стандарте (ТУ) сохраняется применяемая марка (сортамент) и условное обозначение материала (изделия), а новая характеристика качества и параметры, определяющие его взаимозаменяемость, соответствуют требованиям данного документа, до переиздания документов (выпуска новых подлинников) или до передачи подлинников другой организации.
4.11 Внесение изменений в копии эксплуатационных и ремонтных конструкторских документов, переданных заказчику или потребителю, - по ГОСТ 2.603.
4.12 Изменения, внесенные в подлинник, указывают:
- в таблице изменений основной надписи по ГОСТ 2.104 и/или в ЛР (приложение В) - для конструкторских документов;
- в блоке внесения изменений по ГОСТ 3.1103 и в ЛР (приложение В) - для технологических документов.
4.13 В документах, не имеющих ЛР, таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют на листах(е):
- первом (заглавном) нового подлинника, изготовленном в целом взамен старого;
- измененных;
- выпущенных взамен замененных;
- введенных вновь.
В документах, имеющих ЛР, заполняют его, а таблицу изменений (блок внесения изменений) заполняют только на листах, выпущенных вместо замененных и добавленных вновь, при этом при автоматизированном способе внесения изменений заполняют только ЛР. При замене всех листов подлинника при ручном способе внесения изменений заполняют только ЛР, а при автоматизированном - ЛР и таблицу изменений (при ее наличии) на каждом листе нового подлинника.
4.14 В таблице изменений конструкторских документов (ГОСТ 2.104) указывают:
- в графе "Изм." - порядковый номер изменения документа.
При замене подлинника новым очередной порядковый номер проставляют исходя из последнего номера изменения, указанного в замененном подлиннике;
- в графе "Лист" на листах, выпущенных вместо замененных, - "Зам.", на листах, добавленных вновь, - "Нов".
При замене всех листов подлинника:
1) при ручном внесении изменений на первом (заглавном) листе указывают "Все";
2) при автоматизированном способе внесения изменений таблицу изменений (при ее наличии) заполняют на каждом листе, при этом в графе "Лист" указывают "Зам".
В остальных случаях графу "Лист" прочеркивают;
- в графе "N докум." - обозначение ИИ, при этом код организации, выпустившей ИИ, допускается не проставлять;
- в графе "Подп." - подпись лица, ответственного за правильность внесения изменения;
- в графе "Дата" - дату внесения изменения.
Графы блока внесения изменений технологических документов (ГОСТ 3.1103) заполняют аналогично основной надписи конструкторских документов.
4.15 Извещение об аннулировании документов выпускают после проверки возможности исключения их применяемости в других документах.
На всех аннулированных листах подлинника и контрольной копии в бумажной форме проставляют штамп "Аннулирован, заменен ... извещение ... от ... г.".
Если аннулирование осуществляют без замены, слово "заменен" в штампе зачеркивают.
Допускается при аннулировании всех листов документа, изданного типографским способом, или копий документов, сброшюрованных в альбом, штамп "Аннулирован, заменен ... извещение ... от ... г." проставлять только на титульном и первом (заглавном) листе.
4.16 Необходимые исправления документов, вызванные внесением ошибочных изменений по ранее выпущенным ИИ, следует оформлять новыми ИИ.
4.17 При необходимости изменения информации, указанной в графах ИИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают ДИ (приложение Д).
4.18 В копии документов, находящихся в производстве, допускается вносить изменения на основании ПИ (приложение Е).
ПИ имеет право выпускать как организация - держатель подлинников, так и организация - держатель учтенных копий или дубликатов в случаях, когда необходимо:
- исправить в документе ошибку, которая может вызвать брак изделия;
- проверить предлагаемые изменения в производстве;
- произвести технологическую подготовку производства.
При обнаружении ошибки допускается немедленно вносить в копии, находящиеся в производстве, необходимые исправления за подписью ответственных лиц с последующим выпуском ПИ или ИИ.
4.19 При необходимости изменения информации, указанной в графах ПИ (кроме графы "Содержание изменения"), к нему выпускают ДПИ (приложение Ж).
4.20 ПР (приложение И) оформляют в организации - держателе учтенных копий или дубликатов на формах ИИ и направляют их для дальнейшего оформления организации - держателю подлинников.
На основании ПР не допускается изменять документацию и проводить доработку изделия.
4.21 Организация - держатель подлинников по всем поступившим от других организаций ПИ и ПР в течение месяца после их получения обязана направить ответ или о принятии предлагаемых изменений, или об их отклонении с указанием конкретных причин отклонения или задержки предлагаемых изменений.
4.22 Порядок согласования изменений с заказчиком (представительством заказчика) изложен в приложении К.
4.23 Правила учета ИИ, ДИ, ПИ, ДПИ и ПР изложены в приложении Л.